Manajemen event adalah organisasi dari suatu kegiatan yang diselenggarakan oleh komunitas atau lembaga yang dikelola secara profesional, efisien dan efektif dari perencanaan, pelaksanaan hingga penyelesaian kegiatan. Adapun penjelasan tahapan pelaksanaan event adalah sebagai berikut:
1. Research
Dalam melaksanakan sebuah event terdapat lima unsur yaitu: why, who, when, where, what untuk memutuskan bagaimana mengadakan suatu acara: mengapa suatu acara harus diadakan? Siapa penonton acara tersebut? Kapan acara akan berlangsung? Di mana acara berlangsung? dan apa yang akan ditampilkan di acara tersebut?
Setelah menjawab, analisis SWOT (strenght, weakness, opportunity, threats) akan dilakukan untuk memastikan bahwa semua fase dijalankan secara sistematis.
2. Design
Ide baru dapat membantu membuat aktivitas yang sesuai dengan tujuan dari pelaksanaan event yang dapat dilakukan dengan cara brainstorming dan mind mapping. Kreativitas harus sangat didukung oleh pengelola acara karena pada akhirnya produk yang ditawarkan adalah seni kreatif.
Brainstorming dan Mind Mapping adalah kegiatan di mana semua anggota dikumpulkan dan ide-ide mereka disampaikan dan kemudian dihubungkan dan disatukan ke dalam filosofi acara yang memperhitungkan aspek keuangan, sosial, budaya dan aspek penting lainnya dari menjalankan suatu acara.
3. Planning
Tahap perencanaan adalah tahap paling lama dalam proses manajemen event. Tahap perencanaan didasarkan pada tiga dasar hukum: waktu, lokasi, dan kecepatan. Pandangan ke depan dalam menggunakan ketiga hal ini akan sangat mempengaruhi hasil dari acara yang sedang diadakan.
4. Coordination
Koordinasi merupakan tahap yang paling banyak dilakukan saat pelaksanaan atau eksekusi pada tahap sebelumnya yakni mengeksekusi rencana yang telah dibentuk dengan matang. Pada tahap ini, peran manajer acara sangat penting ketika manajer acara dihadapkan dengan banyak keputusan yang membutuhkan pengambilan keputusan profesional untuk memiliki dampak yang baik pada hasil acara.
5. Evaluation
Evaluasi merupakan tahap dimana dilakukan penilaian pada event dari tahap pertama hingga event telah selesai diselenggarakan. Evaluasi peringkat itu sendiri berfungsi sebagai referensi untuk mengatur acara serupa yang akan terjadi selanjutnya. Evaluasi adalah proses evaluasi yang mengukur efektivitas strategi untuk mencapai tujuan bisnis. Data yang diperoleh dari hasil evaluasi akan digunakan dalam program berikutnya sebagai analisis situasi.
